L'approche réglementaire

La logique d'ensemble du respect des obligations réglementaires repose sur trois actions principales :

1. Développer une connaissance de la réglementation applicable au patrimoine et aux activités qu'il supporte.

2. Vérifier la conformité du patrimoine en regard de ces obligations et détecter les actions à entreprendre pour les satisfaire. Cela regroupe deux actions, à savoir :

   • Identifier les contrôles réglementaires

   • réaliser les contrôles réglementaires

3. Mettre en conformité les ouvrages par la réalisation de modifications et d'aménagements. En matière de bilan, il convient de s'intéresser à l'aspect coût de cette activité de respect des obligations réglementaires qui constitue un poste de dépense non négligeable de l'activité de maintien en condition opérationnelle.

   Le schéma suivant présente un décomposition de ce processus de respect de la réglementation.

A la base, cette activité s'appuie sur une bonne connaissance des diverses réglementations opposables afin que le gestionnaire puisse les appliquer et les faire appliquer par les utilisateurs. Il doit aussi s'informer des nouvelles réglementations applicables à son patrimoine immobilier et aux activités qu'il supporte. Cette veille réglementaire n'est pas seulement utile directement pour la mise en place des contrôles et de leurs conséquences, elle s'avère aussi fondamentale pour l'analyse de l'évolution du patrimoine. En effet, l'anticipation des changements prévisibles de réglementation constitue un des paramètres de choix dans le cadre de la définition du plan pluriannuel de maintenance.

• Par exemple :

  Un changement de réglementation prévisible peut conduire à avancer la programmation de travaux pour éviter de tomber dans le cadre d'une nouvelle réglementation qui introduira des contraintes supplémentaires et donc des surcoûts. Un changement d'activité peut introduire un changement de domaine réglementaire, ainsi un bâtiment peut devenir un ERP par l'adjonction d'une salle d'exposition ouverte au public, alors qu'il s'agissait simplement d'un immeuble de bureau dépendant du code du travail, avec toutes les conséquences économiques qui peuvent en découler.

La vérification de la conformité réglementaire du patrimoine immobilier repose essentiellement sur une obligation de mise en oeuvre de contrôles réglementaires, mais qui ne constituent pas pour autant une liste exhaustive, le gestionnaire ayant la responsabilité de la vérification de l'ensemble de la conformité réglementaire. Ainsi, le respect de la réglementation s'appuie sur la notion de contrôle dont la gestion nécessite une première étape d'identification des diverses vérifications à entreprendre. Une des clefs de cette action, déterminer les contrôles, consiste à confronter les textes réglementaires avec le parc patrimonial et les activités qu'il supporte pour en déduire la liste des contrôles à effectuer. Il convient de définir pour chaque élément de patrimoine (un bâtiment, une installation électrique, une chaufferie, un extincteur, etc.) les contrôles réglementaires qui lui sont applicables.

Identifier un contrôle réglementaire consiste à :

• faire référence aux textes réglementaires,

• définir l'objet du contrôle,

• fixer une fréquence,

• définir le profil du contrôleur (technicien compétent, personne habilité, bureau de contrôle, etc.).

« Ces aspects seront développés à travers l'exemple suivant  : La planification des contrôles réglementaires). »

La seconde étape consiste à programmer les contrôles réglementaires. Sur la base d'une stratégie d'exécution, il convient de définir le planning des contrôles. Cette action s'effectue sous la double contrainte de la réglementation et du budget. L'arbitrage tient compte de la notion de risque afin de satisfaire au mieux les exigences réglementaires dans un budget fixé.

Cette programmation étant arrêtée, il s'agit d'organiser les contrôles réglementaires, c'est à dire de définir les moyens à mobiliser pour effectuer les contrôles, puis de déclencher ces contrôles dans le respect du planning.

• soit il s'agit de ressources internes notamment dans le cas où le profil du contrôleur est un technicien compétent, auquel cas la visite sera déclenchée par un ordre de travail.

• soit il est fait appel à de la sous-traitance spécialisée, ce qui nécessite l'établissement de marchés de service, dans le respect des procédures propres au gestionnaire (contexte des marchés publics par exemple).

Après exécution du contrôle, la dernière étape consiste à collecter, analyser, diffuser et archiver les PV de contrôle réglementaire.

Cela consiste à définir les actions nécessaires pour maintenir ou rendre conforme un ouvrage vis à vis des exigences réglementaires. Les actions de mise en conformité réglementaires découlent de deux origines :

• l'interprétation des comptes rendus de visite (ou PV) de contrôle qui permet d'identifier les éléments de non-conformité détectés par le contrôleur, pour en déduire les actions à entreprendre,

• la prise en compte de nouvelles réglementations applicables soit suite à l'évolution de la réglementation soit suite à un changement d'usage.

Il s'agit de prévoir et de planifier les actions correctives qui peuvent soit déclencher des actions immédiates, entreprises dans le cadre de la maintenance courante (demande d'intervention pour changer un extincteur par exemple), soit nécessiter des travaux plus importants, définis dans un plan pluriannuel de travaux de mise en conformité réglementaire, qui sera traité comme la maintenance pluriannuelle dans le cadre du plan de conservation du patrimoine (mettre à niveau l'installation électrique), soit générer des besoins d'évolution qui seront pris en compte dans le plan stratégique patrimonial (prévoir un dispositif de lutte contre l'incendie suite à un changement de statut du bâtiment).

Enfin, il s'agit de s'assurer de la réalisation des actions correctives et de valider la mise en conformité des biens modifiés. Cela peut conduire éventuellement à gérer une autorisation de mise (ou remise) en service des équipements dans le cas où l'usage est conditionné à cette mise en conformité. La clôture d'une action de mise en conformité permet de dresser le bilan financier de l'opération.

La part budgétaire globale relevant de cette problématique s'avère très importante en rapport du budget total de maintien en condition opérationnel, et elle est souvent diluée dans les opérations de maintenance courante et pluriannuelle. Même s'il s'agit d'une obligation, la connaissance réelle de ces coûts peut constituer un élément de réflexion non négligeable au niveau stratégique, sur lesquels il existe des gains en matière de rationalisation. Le coût du respect des obligations réglementaires se décompose en deux postes d'un point de vue opérationnel, trois si l'on ajoute la veille réglementaire.

• Le budget des contrôles réglementaires Cette part s'avère non négligeable car en plus des ressources internes compétentes, le recours à des prestataires extérieurs spécialisés est quasiment indispensable (bureaux de contrôles) pour effectuer de nombreux contrôles.

• Le budget de mise en conformité. En rapport avec les trois possibilités de mise en conformité, il convient d'identifier les centres de coûts correspondants :

  • les actions urgentes, souvent traitées dans la maintenance corrective,

  • les actions programmées, prises en charge dans les travaux prévisionnels pluriannuels,

  • les évolutions du patrimoine qui seront intégrées dans la stratégie d'évolution des biens.

L'approche réglementaire constitue un point de passage obligé pour le gestionnaire immobilier. Cependant, elle ne représente qu'une étape dans la maîtrise des risques et malgré sa complexité déjà importante, elle n'épargne pas au gestionnaire la mise en place d'une analyse plus complète, notamment il devra entreprendre une réflexion plus poussée sur les enjeux.

Le gestionnaire devra intégrer cet approche dans une démarche plus globale de maîtrise des risques.